Congrupo S.A.S, sociedad comercial dedicada a la elaboración y comercialización de productos alimenticios, identificada con el NIT 800.146.643- 5, con domicilio
principal en la dirección Vereda vuelta grande 150 metros adelante Glorieta Siberia , Cota- Cundinamarca, en adelante denominada como la “Compañía” o el “Responsable”, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal. La presente política, tiene como finalidad establecer los principios, parámetros y normas en materia de protección de datos que adoptará y acogerá la Compañía cuando sea responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana vigente. Partiendo de lo indicado, la misma será de obligatorio conocimiento y cumplimiento tanto para la Compañía, como para sus colaboradores y empleados.

TÍTULO I
DEFINICIONES

Los conceptos que a continuación se presentan, son resultado de lo expuesto en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
f) Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
k) Área encargada de Protección de Datos Personales/Oficial de Privacidad: Responsable al interior de la Compañía, encargado de vigilar,
controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
l) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado
en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

TÍTULO II

MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO

En virtud de la presente política se aplicarán los siguientes referentes normativos y los procedimientos / lineamientos expedidos por la Compañía para el tratamiento de los datos personales.
• Constitución Política de Colombia, artículo 15 que consagra los derechos a la intimidad, buen nombre y a la protección de Datos Personales o hábeas data.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar
la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma
• Decreto 1377 de 2013 mediante el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la Información, las transferencias de Datos Personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de Datos Personales, entre otros. Ambos decretos compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 886 de 2014 mediante el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 en lo relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Decreto Único 1074 de 2015, por el cual se compilan los decretos reglamentarios en materia de protección de datos personales, a partir de su capítulo 25.
• Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Jurisprudencia aplicable.
• La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales.
• Lineamientos para la supervisión del tratamiento de datos personales.
• Lineamientos para el relacionamiento con terceros.

TÍTULO III

PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO

En todo caso, el procesamiento de datos personales que se efectúe con ocasión de la presente Política de Tratamiento, deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios:
Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos
previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y auto determinado por el titular o por mandato legal o judicial.
Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

TÍTULO IV

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

En su calidad de responsable del tratamiento de los datos recolectados, la Compañía declara que los mismos serán procesados con ocasión de una(s) de la(s) siguiente(s)
finalidad(es):
A. Gestión de Seguridad y Vigilancia:
1. Registrar y controlar el acceso y salida de los trabajadores a las instalaciones de la Compañía por medio de los procesos de seguridad establecidos, con el
fin de mitigar el riesgo en el desarrollo de las diferentes operaciones de la Compañía y estructurar un control de ausentismo.
2. Registrar, controlar y verificar el acceso de los visitantes a las instalaciones de la Compañía, por medio del formato de ingreso.

3. Monitorear a través de circuito cerrado de video vigilancia el ingreso y salida de trabajadores, contratistas y visitantes a las bodegas e instalaciones de la
Compañía.
B. Gestión Humana y Relaciones Laborales:
1. Evaluar y gestionar los documentos contractuales del personal de la Compañía, con el fin de acreditar el historial laboral de cada uno de los trabajadores.
2. Gestionar, promover y acreditar los programas de capacitación y formación del personal interno/ externo de la Compañía, conforme a los requerimientos del cargo y los lineamientos establecidos.
3. Gestión y control de los ausentismos de los trabajadores de la Compañía, con el fin de promover el desarrollo de campañas de prevención y salud en el trabajo.
4. Control y seguimiento del estado de salud de los trabajadores de la Compañía con el fin de establecer políticas de seguridad ocupacional.
5. Seguimiento de los controles del sistema de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de mitigar riesgos y coordinar la atención adecuada de los accidentes de trabajo.
6. Gestionar la entrega de las dotaciones a los trabajadores de la Compañía acorde con las características del cargo.
7. Promover el desarrollo para la implementación de políticas y programas de seguridad vial, con el fin de prevenir accidentes e imprevistos para los trabajadores motorizados de la Compañía.
8. Control y seguimiento de los procedimientos de vinculación contractual y retiro del personal de la Compañía.
9. Remisión de comunicaciones vía WhatsApp, a través de las cuales se informe sobre situaciones particulares que puedan afectar a los trabajadores, su
jornada y/o cualquier otra información que la Compañía a nivel institucional desee compartir con sus trabajadores.
C. Gestión Financiera y Contable:
1. Control y seguimiento de las obligaciones financieras y contables de la Compañía con el fin de evitar vencimientos y sanciones tributarias

2. Gestionar los ingresos y egresos de la Compañía con el fin proyectar los estados financieros.
3. Establecer contacto con las entidades financieras, para ejercer control y seguimiento de las operaciones de pago y de las cuentas bancarias que se manejan corporativamente.
D. Gestión Comercial y Corporativa:
1. Vincular jurídicamente y comercialmente a clientes, proveedores y terceros.
2. Gestionar los consolidados de clientes y proveedores de la compañía con el fin de tener soporte físico de su vinculación y realizar actividades de fidelización.
3. Control de las encuestas de satisfacción realizada a los proveedores de la Compañía con el fin de estandarizar los servicios.
4. Control y seguimiento a los procedimientos de atención de consultas y reclamos presentados a la Compañía.
E. Gestión Administrativa:
1. Establecer controles de selección de proveedores de acuerdo a los lineamientos internos de la Compañía.
2. Seguimiento de los procedimientos de atención a consumidores, clientes y proveedores.
3. Soporte de los procesos internos de auditoria para cada una de las área y operaciones de la Compañía.
4. Soporte de las auditorías externas realizadas por los entes certificadores.
5. Creación usuarios para acceder a los dominios y aplicaciones tecnológicas de la compañía de acuerdo a los requerimientos del cargo.
6. Gestión y control del software de planificación de recursos empresariales de
la Compañía.

TÍTULO V

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que estén siendo objeto del tratamiento por parte de la Compañía o los encargados del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• C. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
• Conocer nuestra política de tratamiento, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en las políticas de tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, en los términos establecidos en el Art. 21 del Decreto 1377 de 2013.

TÍTULO VI

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE

DATOS

Con ocasión de las actividades desarrolladas por la Compañía, podrá servirse de transferir y/o transmitir información para que ésta sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente política de tratamiento, a los estándares de seguridad imple mentados por la Compañía y a las disposiciones normativas aplicables en la materia. Para la

transferencia la Compañía solicitará autorización del Titular de la información.

TÍTULO VII

AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

Para el tratamiento de información personal la Compañía solicitará la autorización previa e informada a los titulares de la información, esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. La Compañía conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos.
La Compañía, pondrá a disposición de los Titulares de los Datos Personales, la siguiente información, previamente a que los mismos expresen su consentimiento:
A. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
B. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
C. Los derechos que le asisten como Titular.
D. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
La recolección de Datos Personales deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. La autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus datos personales se deberá realizar a más tardar, en el momento de la recolección de los datos.

TÍTULO VIII

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
La Compañía no tratará datos sensibles, a menos que:

A. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
B. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
C. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

TÍTULO IX

DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE

DATOS PERSONALES

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

K. Mantener un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

TÍTULO X

DEBERES DE LAS EMPRESAS QUE ESCOGIERE LA COMPAÑÍA COMO ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los Encargados del Tratamiento de Datos Personales, tendrá los siguientes deberes frente a los Titulares de los Datos Personales y harán todo su esfuerzo razonable para que los mismos sean garantizados:
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
B. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
C. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
D. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
E. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
F. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

G. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
H. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial; una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
I. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
J. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
K. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
L. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

TÍTULO XI

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES,

CONSULTAS Y RECLAMOS

La Compañía dispondrá para las consultas y reclamos los canales y procesos establecidos en el manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales que forma parte de esta política, y ejecutará para su atención y trámite las actividades establecidas en su procedimiento de atención de consultas y reclamos. A propósito de lo anterior, se encuentran disponibles los canales de atención señalados en el Título IX de la presente política – Atención de Consultas y
Reclamos.

Consultas

El titular de la información, sus causahabientes o cualquiera otra persona con interés legítimo, realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que:
i) Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación.
ii) Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta.
iii) Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes.

iii) Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la respuesta de la solicitud.
De conformidad con el artículo catorce (14) de la Ley 1581 de 2012: “La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

Reclamos
El titular, sus causahabientes o cualquiera otra persona con un interés legítimo que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán, por medio físico o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. De conformidad con el artículo quince (15) de la Ley 1581 de 2012, dicha reclamación será procedente una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan:

1. El reclamo deberá: i) incluir la identidad de quien reclama, aduciendo su nombre y número de identificación; ii) especificar de manera clara y expresa el motivo de la consulta; iii) acreditar el interés legítimo con el que actúa el reclamante, adjuntando en todo caso los debidos soportes y, iv) indicar la dirección física o electrónica de correspondencia a la que deba remitirse la respuesta de la solicitud. De encontrarse que el reclamo se encuentra incompleto, “se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.”
2. En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. “Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.” “El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará alinteresado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

TÍTULO XII

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La Compañía dispone de un área responsable de recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello. Los titulares podrán presentar sus consultas y reclamos en los siguientes canales:
• Correo electrónico: protecciondedatos@congrupo.com.co
• Dirección física: Vereda vuelta grande 150 metros adelante Glorieta Siberia – Teléfono: 01 8000 112 547

TÍTULO XII

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet o en el mecanismo habilitado por la Compañía con 15 días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retir.